งาน Admin คืออะไร ? ต้องทำหน้าที่อะไรบ้าง ?
จาก แอปพลิเคชั่น Workmate แพลตฟอร์มสำหรับคนหางาน ซึ่งมีงานให้เลือกมากมายหลายตำแหน่ง แต่งานที่ติดเทรนด์มาแรง มีการเปิดรับสมัครอยู่ไม่ขาดสายจากหลายบริษัท คงหนีไม่พ้นงาน Admin เพราะไม่ว่าจะทีมไหน ฝ่ายไหน มีตำแหน่งนี้ไว้อุ่นใจที่สุด และงานที่ทำก็ไม่ได้มีแค่การตอบแชทลูกค้าและปิดการขายเหมือนที่หลายคนเข้าใจ
วันนี้เราจะมาทำความรู้จักงาน Admin ว่ามีหน้าที่อะไรอีกบ้าง ทำไมจึงสำคัญ ถ้าทำงานนี้จะสามารถเติบโตและก้าวหน้าในอาชีพได้อย่างไร
เลือกอ่านหัวข้อที่สนใจ
งาน Admin คืออะไร ทำไมจึงมีความสำคัญต่อบริษัท
ถ้าจะอธิบายให้เข้าใจง่ายๆ งาน Admin ก็เปรียบเหมือนสะพานที่เชื่อมระหว่างทีมงาน/บุคคล ทั้งภายในและภายนอกบริษัท ให้ได้รับข้อมูลที่ตรงกัน เข้าใจไปในทางเดียวกัน และยังช่วยสนับสนุนการทำงานของคนในทีมให้ทำหน้าที่หลักได้สะดวกมากขึ้น ส่วนรายละเอียดของงานก็ขึ้นอยู่กับแผนกที่สังกัดหรือประเภทธุรกิจของบริษัทที่ทำงานอยู่
แม้ดูเผินๆ ก็เหมือนงานธรรมดาที่ใครก็ทำได้ ไม่สำคัญเท่าตำแหน่งที่ทำรายได้ให้กับบริษัท แต่อย่าลืมว่าถ้าไม่มี Admin ตำแหน่งเหล่านั้นก็ทำงานได้ไม่เต็มที่ เพราะไม่ได้โฟกัสในหน้าที่หลัก ต้องมาจัดการเรื่องเอกสาร การสื่อสาร ประสานงานและการนัดหมายต่างๆ เสี่ยงต่อการทำงานไม่สำเร็จตามเป้าหมาย รายได้ก็หายวับไปกับตา
ดังนั้น งาน Admin ถือว่าเป็นงานที่ต้องใช้ทักษะหลายอย่างและมีความสำคัญต่อบริษัทไม่เป็นรองใคร
ตัวอย่างที่ทำให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น เช่น พนักงานขายที่ถนัดเรื่องการพูดคุย โน้มน้าวใจ แต่ไม่ถนัดเรื่องจัดเตรียมเอกสารที่ใช้ในการซื้อขาย ทาง Sales Admin ก็จะเข้ามาช่วยจัดการในส่วนนี้ทั้งหมด เพื่อให้พนักงานขายได้โฟกัสกับการปิดการขายได้อย่างเต็มที่ จนเกิดรายได้ให้ธุรกิจได้ดำเนินต่อไป
งาน Admin ที่กำลังเป็นที่ต้องการ 5 อันดับแรก
สำหรับผู้ที่อยากทำงานด้านนี้ มาดูกันว่างาน Admin ที่กำลังเป็นที่ต้องการ 5 อันดับแรก ต้องทำหน้าที่อะไรบ้าง
1. ด้านการสื่อสาร
Admin ต้องมีความสามารถในการสื่อสารกับผู้อื่นได้อย่างชัดเจน ถูกต้องและครบถ้วน
หน้าที่งาน Admin ด้านการสื่อสาร เช่น
รับและโอนสายโทรศัพท์
การใช้อีเมลส่งถึงลูกค้า และการส่งต่ออีเมลจากลูกค้าไปยังผู้รับที่เหมาะสม
ให้คำแนะนำ ตอบข้อสงสัยและจัดการเรื่องร้องเรียนจากลูกค้า
ให้บริการลูกค้า เช่น ทำการสั่งซื้อให้ลูกค้า อธิบายข้อมูลของผลิตภัณฑ์และบริการ
ติดต่อประสานงานกับผู้บริหารระดับสูง ไปจนถึงพนักงานระดับอื่นๆ
2. ด้านการบริหารเวลา
เวลาถือเป็นสิ่งสำคัญมากในการบริหารงาน โดย Admin จะต้องจัดระเบียบและวางแผนเรื่องเวลาของผู้บริหารหรือตามที่ได้รับมอบหมาย ให้มีเวลาเพียงพอในการทำแต่ละงานให้สำเร็จ
หน้าที่งาน Admin ด้านการบริหารเวลา เช่น
วางแผนงานเลี้ยงในบริษัท หรือการจัดงานเลี้ยงอาหารลูกค้า
การนัดหมายลูกค้า
การจัดตาราง วางแผนประชุมทีม หรือประชุมใหญ่ในบริษัท
จองการเดินทางสำหรับผู้บริหาร พนักงาน หรือผู้สมัครงาน
3. ด้านการดูแลพนักงานใหม่
เป็นงาน Admin ที่เกี่ยวข้องกับงานทรัพยากรบุคคล โดยใช้ระบบในการอบรม พัฒนา และดูแลพนักงานใหม่ เพื่อปรับตัวให้เข้ากับการทำงาน สถานที่ ผู้คน วัฒนธรรมองค์กรใหม่ๆ ได้รวดเร็วขึ้น
หน้าที่งาน Admin ด้านการดูแลพนักงานใหม่ เช่น
ต้อนรับพนักงานใหม่ โดยพาไปรอบๆ ออฟฟิศ เพื่อทำความคุ้นเคยกับพื้นที่ทำงาน แนะนำพนักงานใหม่ให้กับพนักงานและผู้บริหารท่านอื่นๆ
จัดเตรียมเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดให้กับพนักงานใหม่ เช่น คู่มือพนักงาน เอกสารที่ต้องกรอกในวันแรกของการจ้างงาน ผลประโยชน์ของพนักงาน และข้อมูลนโยบายต่างๆ ของออฟฟิศ
แนะนำอุปกรณ์สำนักงานทั้งหมดและวิธีขออุปกรณ์เพิ่มเติมหากจำเป็น
4. ด้านการทำบัญชี
ในบางครั้ง Admin อาจต้องทำหน้าที่ดูแลการทำบัญชีของบริษัทด้วย โดยเฉพาะในบริษัทขนาดเล็ก ที่มีจำนวนพนักงานน้อย
หน้าที่งาน Admin ด้านการทำบัญชี เช่น
บันทึกรายการเข้า-ออกบัญชีประจำวัน
จัดทำใบแจ้งหนี้ และรับชำระเงินจากลูกค้า
จัดทำรายงานทางการเงินเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน
ติดตามค่าใช้จ่ายของบริษัท
5. ด้านการดูแลภายในองค์กร
Admin ต้องดูแลอุปกรณ์และการทำกิจกรรมต่างๆ ที่ส่งผลต่อการทำงานของพนักงานในบริษัท
หน้าที่งาน Admin ด้านการดูแลภายในองค์กร เช่น
ตรวจนับสต๊อกเครื่องใช้สำนักงานเป็นประจำ และสั่งซื้อเครื่องใช้สำนักงานเมื่อใกล้หมดสต๊อก
การจัดระเบียบไฟล์ของบริษัทในแบบที่พนักงานคนอื่นๆ เข้าถึงได้และเข้าใจง่าย
จัดเรียงเอกสารต่างๆ ทั้งในรูปแบบออนไลน์และจัดเก็บในตู้เก็บเอกสาร
ดูแลรักษาอุปกรณ์สำนักงาน เช่น เครื่องถ่ายเอกสารและโทรศัพท์
เริ่มเห็นโอกาสในการเริ่มต้นอาชีพ Admin เพราะมีทักษะที่เหมาะสมในการทำงาน แต่เจอข่าวงานหลอกลวงกำลังระบาดหนัก ไปสมัครก็กลัวจะโดนหลอก จะรู้ได้อย่างไรว่างานไหนจริง งานไหนโกง ?
แนะนำให้อ่าน : 4 ข้อที่ต้องรู้จะได้ไม่ตกเป็นเหยื่องาน หลอกลวง/มิจฉาชีพ ออนไลน์
การเติบโตและก้าวหน้าจากงาน Admin
งานเอกสาร งานที่ต้องทำแบบเดิมทุกวัน อาจดูน่าเบื่อ ยากที่จะพัฒนาต่อยอดได้ ไม่เหมือนงานที่มีความท้าทายได้ฝึกทักษะใหม่ๆ เป็นประจำ
แต่จริงๆ แล้ว การทำงาน Admin ก็ช่วยฝึกหลายทักษะในแบบที่ไม่รู้ตัว มารู้ว่าตัวเองเก่งและเชี่ยวชาญขึ้นก็ตอนที่ได้นำทักษะเหล่านี้ไปปรับใช้กับการทำงานอื่นๆ ทั้งทักษะการวางแผน คิดวิเคราะห์ การทำงานที่มีระเบียบและเป็นระบบชัดเจน ไปจนถึงการทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดี
งาน Admin กับการต่อยอดด้านอาชีพ
แนะนำให้เรียนรู้เพิ่มเติมในสายอาชีพที่สนใจ ไม่ว่าจะเป็นด้านทรัพยากรบุคคล ด้านการขาย หรือด้านการบัญชีและการเงิน ซึ่งอาจจะเรียนในระดับปริญญา อบรมหรือเข้าคอร์สก็ได้ เมื่อมีความรู้เฉพาะทางมากขึ้น บวกกับมีทักษะและประสบการณ์จากทำงาน Admin ก็สามารถพัฒนาไปได้หลากหลายเส้นทาง เช่น
ผู้ประสานงาน HR (HR Coordinator) ช่วยทีมทรัพยากรบุคคลตอบคำถาม อัปเดตการบันทึกข้อมูลต่างๆ ของพนักงาน ช่วยสรรหาและสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน
พนักงานขาย (Sale Representative) ให้บริการแนะนำผลิตภัณฑ์หรือบริการ และตอบคำถามของลูกค้า เพื่อปิดการขายให้ถึงยอดที่ตั้งเป้าหมายไว้
พนักงานบัญชี (Accountant) รวบรวมและจัดเรียงเอกสารการซื้อขาย เตรียมรายงานการเงิน การกระทบยอด และใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อบันทึกธุรกรรมของบริษัท
หางาน Admin รายได้ดี ที่แอปพลิเคชั่น Workmate  สามารถดูรายละเอียดงานและกดสมัครงานได้ทันที การันตีเลยว่าจะได้รับค่าแรงที่เหมาะสมกับงาน มีระบบตรวจสอบทุกงานที่โพสต์บนแพลตฟอร์ม เชื่อถือได้ ปลอดภัย 100% |
บทสรุป : ทำความรู้จักงาน Admin ว่าคืออะไร
จบบทความนี้ หลายๆ คนคงได้รู้จักกับงาน Admin มากขึ้น ได้ทราบว่างานนี้คืออะไร ทำหน้าที่อะไร มีความสำคัญกับบริษัทมากแค่ไหน และหลังจากสะสมประสบการณ์ พัฒนาตัวเอง เก็บเลเวลจากงาน Admin ไปจนเต็มหลอดแล้ว ก็สามารถนำทักษะที่ได้ฝึกฝนนี้ มาใช้ในการเลื่อนตำแหน่ง ปรับเพิ่มเงินเดือน หรือต่อยอดอาชีพได้หลากหลายเส้นทาง
อยากเป็นสุดยอด Admin อ่านต่อได้ที่ : 4 คุณสมบัติของการเป็นแอดมินมือทอง ที่คนแย่งกันจ้าง